Qué es una PMO (Project Management Office) y qué importancia tiene para una organización

Una PMO es una entidad o equipo dentro de una empresa que tiene como objetivo estandarizar y optimizar las prácticas de gestión de proyectos de la organización. Para ello, define y mantiene procesos y metodologías, así como las herramientas y recursos que permiten el adecuado desarrollo de los proyectos de acuerdo a la estrategia de la empresa. Dado la importancia y el carácter transversal de una PMO, es recomendable que las personas que están a su cargo tengan dotes de liderazgo, junto con un perfil colaborativo, flexible, cercano, proactivo e innovador.

Tipos de PMO

En cada empresa, la PMO puede configurarse de diferentes formas, por lo que respecta a sus niveles de autoridad y responsabilidad. Puede ser una Oficina que ofrezca orientación y soporte a los equipos de proyectos, o bien, tener un poder más amplio a la hora de establecer normas e imponer procesos en la organización. Además, la PMO puede realizar tareas de formación y desarrollo profesional en el área de gestión de proyectos.

En cuanto a su procedencia, la PMO puede ser un equipo propio de la empresa (o en cada departamento, si es una organización de gran tamaño), o bien un equipo externo como proveedor de este servicio de gestión.

A continuación ofrecemos más detalles sobre las funciones de la PMO y los beneficios que se consiguen con la implementación de esta Oficina. En el sector en el que trabaja MTP, en las áreas de Calidad de Software (QA), Experiencia de Usuario (UX), Ciberseguridad y DevOps, podemos hablar también de TMO (Testing Management Office), que es el equipo especializado encargado de asegurar el cumplimiento de la estrategia y la política de calidad de pruebas.

Funciones de la PMO

La Project Management Office (PMO) de una empresa desempeña diferentes funciones, que describimos a continuación:

– Estandarización de metodologías y procedimientos, para que el desarrollo de los proyectos de las diferentes áreas de la organización se realice de forma homogénea y coherente.

– Definición de prioridades y asignación de recursos, que incluye una jerarquización de tareas y la distribución de la plantilla para cumplir con los objetivos en tiempo y forma con respecto a la planificación estratégica.

– Supervisión de los proyectos a través de la monitorización sobre indicadores de avance y cumplimiento.

– Control económico, para evitar desviaciones sobre el presupuesto y optimizar en la medida de lo posible los costes.

– Formación, como inversión futura, para mejorar la capacitación de los responsables de los proyectos.

Beneficios de la PMO

Contar con una PMO que desarrolle con éxito las funciones antes mencionadas supone un primer gran beneficio, que es la mejora de la eficiencia de la organización y todo lo que esto supone para el crecimiento de la empresa, tanto en el orden económico de resultados como en otras facetas como el desarrollo profesional de los que forman parte de la empresa.

Otra de las ventajas de tener implementada una PMO es la reducción de los riesgos, ya que con el seguimiento, control y puesta en práctica de procedimientos contrastados se asegura el éxito de los proyectos.

Por último, cabe citar otro importante beneficio, que es el fomento de la comunicación y la colaboración entre los miembros de un equipo, y entre los equipos que conforman la organización, así como con otros agentes involucrados en los diferentes proyectos.

La TMO, clave para asegurar la calidad de software

La TMO (Test Management Office), en el caso de una empresa como MTP, especializada en aseguramiento de la calidad de productos y servicios digitales, es una figura clave para garantizar el cumplimiento de la estrategia y de la política de calidad en los procesos de pruebas.

La TMO es la que se encarga de asegurar no solo la calidad del software en todo su ciclo de vida, sino también el uso optimizado de los recursos y el correcto diseño y ejecución de las pruebas y de otras actividades de verificación que constituyen esa labor de aseguramiento de los productos y servicios digitales.

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